Privacyverklaring

Laatste update van dit document: juli 2026

Poply ("wij", "ons" of "Poply") hecht veel belang aan de bescherming van jouw persoonsgegevens. In deze privacyverklaring leggen wij uit welke persoonsgegevens wij verzamelen, waarom wij deze verwerken en welke rechten je hebt. Deze privacyverklaring is van toepassing op het platform Poply, beschikbaar via www.poply.be en de bijhorende subdomeinen, en is opgesteld overeenkomstig de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG/GDPR).

1. Wie is verantwoordelijk voor jouw gegevens?

Omdat Poply een platform is voor verenigingen en organisaties, verwerken wij persoonsgegevens in twee verschillende rollen.

Wanneer Poply verwerkingsverantwoordelijke is

Voor persoonsgegevens van onze eigen klanten (zoals beheerders, bestuursleden en contactpersonen van verenigingen die een Poply-account aanmaken) bepaalt Poply zelf het doel en de middelen van de verwerking. Voor deze gegevens is Poply dus de verwerkingsverantwoordelijke.

Wanneer Poply verwerker is

Wanneer een vereniging persoonsgegevens van haar leden, ouders, vrijwilligers of andere eindgebruikers in Poply verwerkt (bijvoorbeeld voor ledenadministratie, activiteiten of inschrijvingen), is de vereniging de verwerkingsverantwoordelijke.

Poply verwerkt deze persoonsgegevens uitsluitend in opdracht van de vereniging en volgens haar instructies. De afspraken hierover zijn vastgelegd in een afzonderlijke verwerkersovereenkomst.

2. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

A. Gegevens van verenigingsbeheerders en contactpersonen

Wanneer je een account aanmaakt op Poply verwerken wij onder andere:

naam;
e-mailadres;
telefoonnummer;
naam en adres van de vereniging;
eventueel ondernemingsnummer;
facturatie- en betaalgegevens;
gebruikersnaam;
een veilig gehashte versie van je wachtwoord.

Waarom verwerken wij deze gegevens?

Wij verwerken deze persoonsgegevens om:

een overeenkomst met jou uit te voeren;
jouw account te beheren;
ondersteuning te bieden;
facturen op te maken;
te voldoen aan wettelijke verplichtingen, zoals onze boekhoudkundige verplichtingen.

B. Gegevens van bezoekers van onze website

Wanneer je onze website bezoekt, kunnen wij via cookies en vergelijkbare technologieën onder meer volgende gegevens verwerken:

IP-adres;
browsertype;
apparaattype;
informatie over het gebruik van onze website.

Waarom?

Functionele cookies zijn noodzakelijk voor de correcte werking van de website.
Analytische cookies helpen ons de website te verbeteren op basis van ons gerechtvaardigd belang of, indien wettelijk vereist, na jouw toestemming.
Marketingcookies worden uitsluitend geplaatst nadat je daarvoor toestemming hebt gegeven.

Meer informatie vind je in onze cookieverklaring.

3. Persoonsgegevens van minderjarigen

Poply ondersteunt verenigingen zoals jeugdbewegingen, sportclubs en andere organisaties waarbij persoonsgegevens van minderjarigen worden verwerkt.

Wanneer Poply als verwerker optreedt:

is de vereniging verantwoordelijk voor de rechtmatigheid van deze verwerking;
verbindt de vereniging zich ertoe om over een geldige rechtsgrond te beschikken (zoals ouderlijke toestemming wanneer dit wettelijk vereist is).

Poply gebruikt persoonsgegevens van minderjarigen nooit voor eigen commerciële doeleinden, profilering of gerichte advertenties.

4. Delen wij persoonsgegevens met derden?

Poply verkoopt of verhuurt nooit persoonsgegevens aan derden.

Om onze dienstverlening mogelijk te maken, doen wij wel een beroep op gespecialiseerde dienstverleners (subverwerkers), waaronder bijvoorbeeld:

hosting- en cloudproviders;
betalingsproviders;
e-mail- en notificatiediensten.

Met deze partijen sluiten wij, waar wettelijk vereist, een verwerkersovereenkomst. Wij streven ernaar persoonsgegevens binnen de Europese Economische Ruimte (EER) te verwerken. Wanneer persoonsgegevens buiten de EER worden verwerkt, zorgen wij voor passende waarborgen overeenkomstig de GDPR.

5. Hoe beveiligen wij persoonsgegevens?

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik of onbevoegde toegang.

Deze maatregelen omvatten onder meer:

versleutelde verbindingen (HTTPS/TLS);
veilige hashing van wachtwoorden;
ondersteuning voor tweefactorauthenticatie (2FA);
regelmatige back-ups;
toegangscontrole en logging;
beperking van toegang tot persoonsgegevens tot personen die deze nodig hebben voor hun werkzaamheden.

6. Hoe lang bewaren wij persoonsgegevens?

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk.

Concreet betekent dit onder meer:

accountgegevens blijven bewaard zolang het account actief is;
facturatie- en boekhoudkundige gegevens bewaren wij gedurende de wettelijk verplichte termijn van zeven jaar;
persoonsgegevens die Poply als verwerker bewaart voor een vereniging worden na beëindiging van de dienstverlening verwijderd binnen 30 dagen, tenzij een langere bewaartermijn wettelijk vereist is of anders werd overeengekomen;
back-ups worden automatisch verwijderd volgens ons normale back-up- en retentiebeleid.

7. Jouw rechten

Je hebt, binnen de grenzen van de GDPR, onder meer recht op:

inzage in jouw persoonsgegevens;
verbetering van onjuiste gegevens;
verwijdering van persoonsgegevens;
beperking van de verwerking;
overdraagbaarheid van persoonsgegevens;
bezwaar tegen bepaalde verwerkingen.

Ben je lid van een vereniging of ouder van een lid van een vereniging die Poply gebruikt?

Dan dien je jouw verzoek rechtstreeks aan die vereniging te richten. Zij is immers de verwerkingsverantwoordelijke en beslist over jouw persoonsgegevens. Poply kan dergelijke verzoeken enkel uitvoeren op instructie van de vereniging.

8. Contact

Heb je vragen over deze privacyverklaring of over de verwerking van jouw persoonsgegevens?

Neem dan contact op via:

Poply

BE0898748847

Filips Van Kleefstraat 8 - 8820 TORHOUT

privacy@poply.be

Heb je een klacht over de manier waarop wij met jouw persoonsgegevens omgaan en komen we er samen niet uit, dan kun je een klacht indienen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA).